INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S.

2023

CONTENIDO

1. DEFINICIONES
2. DESTINATARIOS
3. TITULARES, DATOS Y FINALIDADES
4. DISPOSICIONES NORMATIVAS
5. OBLIGACIONES
6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS
7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
8. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA AUTORIZACIÓN DEL DATO
9. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DEL DATO
10. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD Y SEGURIDAD DEL DATO
11. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DEL DATO
12. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS
14. ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
15. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
16. DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO
17. DEBERES SOBRE LA CALIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DEL DATO
18. DEBERES SOBRE EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO
19. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
20. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
21. NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
22. VIDEOVIGILANCIA
23. AVISO DE PRIVACIDAD
24. VIGENCIA DE BASES DE DATOS
25. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

PRESENTACIÓN

INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S., persona jurídica identificada con Nit. 900.458.726, cuyo domicilio social se encuentra en la CALLE 14 #15-75, ha desarrollado la presente política, que contiene las directrices generales necesarias para brindar protección a los titulares, cuyos datos personales sean recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos y/o tratados en la entidad. Esta política busca garantizar la dignidadde los titulares de datos a través de la mitigación de cualquier riesgo de vulneración de sus derechos a partir del cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deberán tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que otorga el titular para que se realice tratamiento de sus datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado, físico o digital, de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Cesión: Transferencia de la calidad de Responsable de una Base de Datos a otro Responsable. Se le considerará al nuevo Responsable delTratamiento de la base de datos cedida tal condición a partir del momento en que sea perfeccionada la cesión.

Consulta: Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por este o por la ley, para conocer la información que reposa sobre él, enbases de datos o archivos de la organización.

Dato Personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla, estos datos seclasifican en:

Dato Personal Público: Dato calificado como tal por ley o la Constitución Política. Son públicos: el nombre, el número de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación, profesión, calidad de comerciante o de servidor público, estado civil, entre otros.

Dato Personal Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su titular, tal como la dirección de residencia, elnúmero telefónico, datos referentes a la identidad de las personas que reposen en los archivos de la Registraduría, cómo son sus datos biográficos y filiación.

Dato Personal Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar nosólo a su Titular sino a cierto sector o a la sociedad en general, como el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones financieras o el dato relativo a la relación con entidades de seguridad social.

Dato Personal Sensible: Dato cuyo uso indebido puede generar discriminación de su titular, tal como el origen racial o étnico, la orientación política, religiosa o filosófica, la pertenencia a sindicatos, partidos políticos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datosrelativos a la salud, orientación sexual o datos biométricos (huellas dactilares, fotos).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento dedatos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Reclamo: Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por este o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personaleso para revocar la autorización en los casos establecidos en la

ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que decide sobre el tratamiento de los datospersonales. A título de ejemplo, la empresa dueña de la base de datos personales que tiene autonomía sobre su gestión.

Subencargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de un Encargado del tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto del tratamiento.

Transferencia de Datos: Circulación de datos o bases de datos personales de un Responsable del Tratamiento a otro Responsable del Tratamiento. Es decir, que el receptor también decide con total autonomía sobre el tratamiento de dichas bases de datos. Esta actividad puededarse dentro o fuera de Colombia.

Transmisión de Datos: Circulación o tratamiento de datos personales o bases de datos personales del Responsable del Tratamiento, por partede un Encargado del Tratamiento, la cual puede darse dentro o fuera de Colombia.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como: la recolección, el almacenamiento, el uso, lacirculación o supresión. ´

• DESTINATARIOS

Esta política se ha establecido para otorgar protección a todas las personas naturales cuyos datos personales se encuentren en las bases de datos de INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S.

• TITULARES, DATOS Y FINALIDADES

Para el normal desarrollo de la misión organizacional y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales de los titulares mencionados a continuación:

Tratamiento de datos personales por INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S.
Titular	Datos Personales
CLIENTES	ACTIVIDAD ECONÓMICA, ÁREA LABORAL, CALIDAD DE SERVIDOR PÚBLICO, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DEPARTAMENTO DE RESIDENCIA, DIRECCIÓN DEL TRABAJO, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, DOMINIO DE BIEN INMUEBLE, DOMINIO DE BIEN MUEBLE, EMPRESA DONDE LABORA, ENTIDAD BANCARIA, ESTADO CIVIL, ESTADO DE MORA, FECHA DE DEFUNCIÓN, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, MUNICIPIO DE RESIDENCIA, NACIONALIDAD, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERO DE CUENTA BANCARIA, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA – NIT, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, OFICIO, PERSONA POLÍTICAMENTE EXPUESTA, PLACA DE VEHÍCULO, POSEEDOR DE HIPOTECA, REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, TIPO DE VIVIENDA, VALOR DE ACTIVOS, VALOR DE CUOTA, VALOR DE DEUDA, VALOR DE EGRESOS, VALOR DE INGRESOS, VALOR DE PATRIMONIO
PROVEEDORES	ACTIVIDAD ECONÓMICA, ÁREA LABORAL, CALIDAD DE SERVIDOR PÚBLICO, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DEPARTAMENTO DE RESIDENCIA, DIRECCIÓN DEL TRABAJO, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, EMPRESADONDE LABORA, ENTIDAD BANCARIA, FECHA DE DEFUNCIÓN, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, NACIONALIDAD, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERO DE CUENTA BANCARIA, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA – NIT, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, OFICIO, PERSONA POLÍTICAMENTE EXPUESTA, REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT, TIPODE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, VALOR DE ACTIVOS, VALOR DE EGRESOS, VALOR DE INGRESOS, VALOR DEL PAGO, VALOR DE PATRIMONIO
EMPLEADOS	ACCIDENTES, ALERGIAS, ÁREA LABORAL, BARRIO DE RESIDENCIA, CALIDAD DE FUMADOR, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CONSUMO DE SUSTANCIAS ALCOHÓLICAS, CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DATOS DE MOVILIDAD, DEPORTE QUE PRACTICA,DIAGNÓSTICO MÉDICO, DIRECCIÓN DEL TRABAJO, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, DISCAPACIDAD, DOLENCIA OSTEOMUSCULAR, DOMINIO DE BIEN MUEBLE, EDAD, EMPRESA DONDE LABORA, ENFERMEDAD, ESTADO CIVIL, ESTRATO SOCIAL, EXPERIENCIA LABORAL, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, GÉNERO, HOBBIES, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, ÍNDICE DE MASA CORPORAL, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, NACIONALIDAD, NIVEL ACADÉMICO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE HIJOS, NÚMERO DE LIBRETA MILITAR, NÚMERO DE LICENCIA DE CONDUCCIÓN, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, OFICIO, ORIGEN RACIAL, PESO, PROCEDIMIENTO MÉDICO, SALARIO, SÍNTOMAS, TALLA, TIPO DE SANGRE, TIPO DE VIVIENDA, VACUNAS
ASPIRANTES AEMPLEADO	BARRIO DE RESIDENCIA, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, DOMINIO DE BIEN MUEBLE, EDAD, ESTADO CIVIL, FECHA DE EXPEDICIÓNDEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, LUGAR DE NACIMIENTO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE HIJOS, NÚMERO DE LIBRETA MILITAR, NÚMERO DE LICENCIA DE CONDUCCIÓN, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, TIPO DE VIVIENDA
VISITANTES	IMÁGENES DE VIDEO

REFERENCIADORES	CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, EMPRESADONDE LABORA, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL
CONTRATISTAS	ÁREA LABORAL, CARGO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENESFOTOGRÁFICAS, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL
CLIENTES POTENCIALES	ACTIVIDAD ECONÓMICA, CALIDAD DE SERVIDOR PÚBLICO, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DEPARTAMENTO DE RESIDENCIA, DIRECCIÓN DEL TRABAJO, DIRECCIÓNDE RESIDENCIA, DOMINIO DE BIEN INMUEBLE, DOMINIO DE BIEN MUEBLE, EMPRESA DONDE LABORA, ENTIDAD BANCARIA, ESTADO CIVIL, FECHA DE DEFUNCIÓN, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES DE VIDEO, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DEIDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, MUNICIPIO DE RESIDENCIA, NACIONALIDAD, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERO DE CUENTA BANCARIA, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA – NIT, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, OFICIO, PERSONA POLÍTICAMENTE EXPUESTA, PLACA DE VEHÍCULO, POSEEDOR DE HIPOTECA, REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, TIPO DE VIVIENDA, VALOR DE ACTIVOS, VALOR DE CUOTA, VALOR DE DEUDA, VALOR DE EGRESOS, VALOR DE INGRESOS, VALOR DE PATRIMONIO
FAMILIARES DELCLIENTE	CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, EMPRESA DONDE LABORA, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DEDOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, VALOR DE INGRESOS
CODEUDORES	CARGO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DIRECCIÓN DEL TRABAJO, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA,DOMINIO DE BIEN INMUEBLE, DOMINIO DE BIEN MUEBLE, EMPRESA DONDE LABORA, ENTIDAD BANCARIA, ESTADO CIVIL, FECHA DE NACIMIENTO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERO DE CUENTA BANCARIA, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE PERSONAS A CARGO, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, PLACA DE VEHÍCULO, POSEEDOR DE HIPOTECA, TIPO DE VIVIENDA, VALOR DE EGRESOS, VALOR DEPATRIMONIO
ASPIRANTES APROVEEDOR	ACTIVIDAD ECONÓMICA, CALIDAD DE SERVIDOR PÚBLICO, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DEPARTAMENTO DE RESIDENCIA,DIRECCIÓN DEL TRABAJO, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, EMPRESA DONDE LABORA, ENTIDAD BANCARIA, FECHA DE DEFUNCIÓN, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, HUELLA DACTILAR, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, NACIONALIDAD, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERO DE CUENTA BANCARIA, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA – NIT, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, OFICIO, PERSONA POLÍTICAMENTE EXPUESTA, REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT, TIPODE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, VALOR DE ACTIVOS, VALOR DE EGRESOS, VALOR DE INGRESOS, VALOR DEL PAGO, VALOR DE PATRIMONIO
FAMILIARES DELEMPLEADO	EDAD, EMPRESA DONDE LABORA, FECHA DE NACIMIENTO, FORMACIÓN ACADÉMICA, INSTITUTO EDUCATIVO DONDE ESTUDIA, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE PERSONAS A CARGO, NÚMERO DETELÉFONO PERSONAL, PARENTESCO, PROFESIÓN

Los datos personales relacionados anteriormente son tratados por  INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. para las siguientes finalidades, siempre en cumplimiento de los principios y lineamientos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

Finalidad	Descripción
Finalida des v a r i a s   – C ust odi a y formación de b a s e s de datos	Consolidar bases de datos de clientes
Gestión	Gestionar los  procesos  de  cobros  de  créditos,  cobro  pre-jurídico  y  cobro jurídico., Gestionar los procesos de

contable, fiscaly administrativa – Gestión de cobros y pagos	Gestionar los procesos de cobro de créditos, cobro prejurídico y cobro jurídico, Circular datos de contacto para gestión de cobro por parte de terceras entidades, Gestionar compras de la organización, Pagar productos o servicios a proveedores.
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión defacturación	Almacenar la información del servicio desde el inicio del proceso pcc hasta finalización del mismo, Facturar ventas de productos y servicios, Enviar facturas y documentos equivalentes a facturas, Realizar contacto para gestión de facturación.
Ge s t i ó n contable, fiscal y administrativa – Gestión deproveedores	Registrar e inscribir de proveedores, Elaborar el documento equivalente a la factura de venta obligatorio para las operaciones realizadas con las personas del régimen simplificado y no obligados a facturar
G e s t i ó n contable, fiscal y administrativa –   Verificación   de                                     datos                          y referencias	Realizar denuncias sobre asuntos de anticorrupción y sobornos transnacionales
G e s t i ó n contable, fiscal y administrativa –  Verificación de  requisitosj u r i d i c o s , técnicos y/o financieros	Gestionar el Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Consultar antecedentes fiscales, disciplinarios, judiciales, penales y administrativos, listas restrictivas vinculantes obligatorias para Colombia y demás que permitan tener un conocimiento claro de la contraparte a vincular. SAGRILAFT.
Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos yservicios.	Enviar información comercial y publicitaria
R e c u r s o s h u m a n o s – Ge s t ión de nómina.	Ejecutar procesos de nómina en la organización, Realizar pago de nómina de empleados
R e c u r s o s h u m a n o s – Ge s t ión de personal.	Iniciar y gestionar procesos disciplinarios
R e c u r s o s h u m a n o s – Prevención de	Consolidar bases de datos y perfiles sociodemográficos, Realizar contacto en caso de emergencia o accidente laboral, Conocer antecedentes de salud del empleado, Ejecutar actividades y programas de prevención en Seguridad y Salud en el trabajo, Es utilizado como base fundamental para gestionar el riesgo psicosocial y para

riesgos laborales.	elaborar el diagnostico de salud en la empresa
R e c u r s o s h u m a n o s – Promoción y selección de personal.	Gestionar procesos de contratación, Crear hoja de vida laboral del empleado
S a n i d a d     – Investigación epidemiológica y actividades análogas.	Identificar sintomatología de COVID-19, Aplicar cerco epidemiológico, Reportar síntomas o estados de salud a organismos de control
Seguridad  – Seguridad  y c o n t r o l de a c c e s o a edificios.	Controlar y garantizar la seguridad en las instalaciones de la organización, Controlar operaciones laborales,Gestionar procesos disciplinarios
Servicios económicos -financieros ys e g u r –                            Cumplimiento/ incumplimientod e obligaciones financieras.	Consultar y reportar información financiera, comercial o crediticia a centrales de riesgos,
Servicios económicos -financieros yseguros – Prestación de servicios desolvencia patrimonial y crédito	Constituir la solicitud de crédito para la adquisición de los productos o servicios,

Adicionalmente a las finalidades relacionadas en la tabla anterior, INVERSIONES METROLLANTAS

S.A.S. también podrá:

1. Compartir información y/o datos personales con entidades terceras vinculadas, aliadas, controladas, afiliadas o que posean cualquier tipo de relación con la organización para el trámite de operaciones propias de los servicios prestados, para el desarrollo de estudios o investigaciones del sector y para el envío de comunicaciones comerciales, publicitarias o informativas relacionada con la entidad y/o consus productos o servicios.

• Compartir la información y/o datos personales con proveedores y contratistas en general.

• Realizar directa o indirectamente, transmisión o transferencia nacional o internacional de datos, cuando resulte imprescindible para el correcto funcionamiento de la entidad.

• Recolectar datos personales a través de puntos de seguridad, personal de seguridad y videograbaciones, dentro o fuera de las instalaciones de la entidad, para fines de seguridad, vigilancia y como prueba en procesos judiciales o administrativos.

• Soportar procesos de auditoría externa e interna.

• Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, institucionales, publicitarios y/o de atención al cliente, realizar invitaciones a eventos,

ofertar nuevos productos y/o servicios; y en general para cualquier propósito inherente a la relación legal o contractual existente con los titulares, a través de medios telefónicos, físicos y/o electrónicos (SMS, Chat, Correo electrónico, etc.)

• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo y efectuar encuestas de satisfacción de los servicios de la entidad.

• Consultar y/o acceder a datos personales que reposen en bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada para los fines pertinentes.

• Consultar y/o reportar a los Operadores de bancos de datos de información financiera o crediticia de la que trata la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021.

1. Ceder datos personales a terceros para fines legales y/o contractuales.

4. DISPOSICIONES NORMATIVAS

Esta política está desarrollada en el marco jurídico colombiano de protección de datos personales, constituido por las siguientes disposiciones:

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia protege los derechos a la intimidad, buen nombre y al Hábeas Data. De esta disposición constitucional, se desprenden las demás normas que reglamentan la protección de datos en Colombia.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar tratamiento legítimo de los datos personales de los titulares de la información personal.

El Decreto 1074 del 2015 define aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales, el contenido de la política de tratamiento de la información y el registro nacional de base de datos, entre otros de los puntos tratados.

El Título V de Protección de Datos Personales de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• 4.     OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte todo el personal de INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. y de los terceros que tratan a datos personales por disposición de la organización, sean Encargados o Subencargados del tratamiento, quienes deberán guardar estricta confidencialidad de dichos datos y se obligarán a observar y respetar esta política como ejercicio de sus responsabilidades contractuales, aún después de terminados los vínculos legales, funcionales, comerciales, laborales o de cualquier índole que con ellos se hubiesen establecido.

Es importante señalar que INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. cuenta con un equipo de trabajo capacitado en protección de datos personales, que cuenta con acuerdos de confidencialidad suscritos, pensando siempre en preservar la privacidad de la información a la cual pudieren llegar a tener acceso en desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades. No obstante, agradecemos que cualquier incumplimiento de las obligaciones contenidas en este documento, sea reportado a cualquiera de los siguientes canales de atención: 7 – 6714381, 7 – 6711222, 3183065667, janeth_ballesteros@hotmail.com, Calle 14 # 15-75, sin perjuicio de las acciones contractuales o legales que de ello se generen.

• 5.     ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. ha establecido para efectos del Sistema de Protección de Datos la siguiente estructura de gobierno:

ÓRGANO APROBADOR DE POLÍTICA: Encargado de aprobar la Política de Tratamiento de la Información y sus modificaciones.

ÓRGANO SUPERVISOR DEL SISTEMA: Encargado de supervisar y controlar el funcionamiento del Sistema de Protección de Datos Personales de la organización.

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Encargado de dirigir el Sistema de Protección de Datos Personales y velar por el cumplimiento del mismo en la organización.

LÍDER DE TIC: Encargado de gestionar los lineamientos de seguridad de los datos personalesen la infraestructura tecnológica de la organización.

LIDER DE CONSULTAS Y RECLAMOS: Encargado de gestionar y/o apoyar la atención deconsultas y reclamos asociados a datos personales en la organización.

LIDER DE GESTIÓN HUMANA: Encargado de gestionar y mantener la seguridad y formacióndel talento humano asociada a la protección de datos personales.

LIDER JURÍDICO: Encargado de gestionar y adecuar los documentos jurídicos del Sistema deProtección de Datos en la organización.

LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Encargado de gestionar los lineamientos de seguridadde los datos personales en las locaciones físicas donde se almacenan.

LÍDER AUDITOR: Encargado de consultar, supervisar o controlar el funcionamiento delSistema de Protección de Datos Personales de la organización.

• PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA AUTORIZACIÓN DEL DATO

Principio de Libertad: El tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de tratamiento de datos sensibles: Al capturar la autorización para el tratamiento de datos, se informará expresamente al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo exista un deber legal o contractual. Para el almacenamiento, transmisión o transferencia de datos sensibles, se aplicarán medidas de seguridad especiales como Cifrado, Control de acceso, Gestión de Copias de seguridad en ubicaciones diferentes al repositorio de las originales, Conexiones seguras, entre otras.

Principio de tratamiento de datos de menores: La autorización para el tratamiento de datos personales de menores de edad deberá ser otorgada por sus Representantes Legales, quienes le garantizarán al menor el derecho a ser escuchado y la opinión que posea sobre el tratamiento de sus datos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El tratamiento debe respetar el interés superior de los Menor de Edad y de sus derechos fundamentales.

• 8.     PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DEL DATO

Principio de Dignidad: Cualquier uso o tratamiento de datos personales debe ejecutarse siempre salvaguardando la dignidad del Titular y amparando los demás derechos constitucionales, en especial el derecho al buen nombre, a la honra, a la intimidad y el derecho a la información.

Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada y por tanto su uso deberá estar sometido a todas las disposiciones y principios que le regulan (Ley 1581 de 2012). De igual manera, el tratamiento de datos debe realizarse para finalidades lícitas respetando las normas generales y especiales que le apliquen.

Principio de Finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el Titular o permitido por la ley. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Principio de Necesidad: Los datos personales sólo se podrán ser sometidos a tratamiento, cuando sean estrictamente necesarios, adecuados, pertinentes y no excesivos para el cumplimiento de las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recolectados. Porlo tanto, se prohíbe el tratamiento de datos para alcanzar finalidades incompatibles con aquellas para las que hubieran sido capturados.

Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Principio de No Discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos

• PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD Y SEGURIDAD DEL DATO

Principio de Veracidad: Los datos personales sujetos a tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles de forma que respondan estrictamente a la situación actual de su titular. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Si los datos fueran recolectados directamente de su titular, se considerarán exactos. Si los datos capturados resultaran ser incompletos o inexactos, en todo o en parte, serán cancelados y sustituidos por los datos correctos o completos, siempre y cuando el titular así lo solicite.

Principio de Seguridad: Todo el personal de la organización deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

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Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales No Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas porla Ley o por su Titular.

1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DEL DATO

Principio de Integridad: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento,en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de lo que se realiza con sus datos.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sólo se permitirá el acceso, envío o suministro de datos personales a las siguientes personas:

1. Al Titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.

• A las personas autorizadas por el Titular del dato o por la ley.

• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, quienes deberán justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

• Los datos personales, salvo los señalados por la Ley como Públicos, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para otorgarlo exclusivamente a sus Titulares o terceros autorizados conforme o a la Ley.

1. 11.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. está comprometida en respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

1. Acceder en forma gratuita una vez cada mes calendario, si así lo requiere el titular, a los datos personales o cuando existan modificacionessustanciales de la presente política.

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular.

• Conocer el uso que la organización ha dado a sus datos personales.

• Recibir respuesta al trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.

• Solicitar la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento realizado por la organización se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los  distintos medios que INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. ponga a disposición.

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

• Los derechos de los menores de edad se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. designa al Líder de Consultas y Reclamos del Gobierno del Sistema de Protección de Datos

Personales, para que asuma la función de dar atención al ejercicio de los derechos de los titulares de información a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 (conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización), mediante las siguientes disposiciones:

Canales de atención

INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. pone a disposición los siguientes canales para el ejercicio de los derechos y atención de consultas y reclamos, que interpongan los titulares de datos personales, sus representantes legales, apoderados o causahabientes, todos estos debidamente acreditados: 7 – 6714381, 7 – 6711222, 3183065667, janeth_ballesteros@hotmail.com, Calle 14 # 15-75.

Atención de Consultas y Reclamos

Cuando el Titular realiza la consulta o reclamo por medio físico o correo electrónico, deberá presentar o adjuntar copia de su documento deidentidad o documento que acredite en forma suficiente la calidad en la que actúa (titular, representante, causahabiente o apoderado) y anexosque considere necesarios.

Cuando el Titular realiza la consulta o reclamo de manera verbal sin documento físico, deberá proveérsele un formato donde registre la pretensión o solicitud. Así mismo, deberá anexar copia del documento de identidad o documento que acredite en forma suficiente la calidad en laque actúa (titular, representante, causahabiente o apoderado) y anexos que considere necesarios.

Cuando la consulta o reclamo provenga de una persona jurídica, deberá presentar el documento que acredite la existencia y representaciónlegal de la misma y los anexos que considere necesarios.

Cuando la consulta o reclamo provenga de Entidades Administrativas o de Control, la solicitud deberá especificar la finalidad concreta para la cual se requiere la información y las funciones específicas conferidas por ley para ejecutar dicha finalidad (Esta exigencia no aplica cuando se trate de autoridad judicial).

1. 13.  ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referido a datos personales, recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S., de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.

1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En el desarrollo del tratamiento de los datos personales, INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. cumple y exige que se cumplan los deberesque impone la ley así:

1. DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO
   1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de laautorización otorgada.

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar susdatos personales.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

1. DEBERES SOBRE LA CALIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DEL DATO
   1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso noautorizado o fraudulento.
   1. Implementar las políticas y procedimientos de seguridad necesarios para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de la Organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y laoperación.
   1. Actualizar la información cuando sea necesario.
   1. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

1. DEBERES SOBRE EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO
2. Poner en conocimiento del Encargado la presente Política de Tratamiento de la Información, para advertir de la obligación que les asistede operar el tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de esta.
3. Suministrar al Encargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.
4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable ycomprensible.
5. Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades y rectificaciones de los datos personales que previamente le haya suministrado para que se realicen los ajustes pertinentes y adoptar medidas para que la información suministrada aeste se mantenga actualizada.
6. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
7. Informar al Encargado del tratamiento, cuando algún dato que previamente le haya suministrado, se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado el reclamo y no haya finalizado su trámite.

1. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de novedades en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Cuando INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad Responsable del tratamiento, adquiere la calidad de Encargado y se obliga a cumplir los siguientes deberes:

1. Verificar que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar a INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. los datospersonales que tratará como Encargado.
2. Garantizar al Titular, en todo tiempo o momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta o acceso noautorizado o fraudulento.
4. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
5. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco

(5) días hábiles contados a partir de surecibo.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
• Abstenerse de circular datos personales que estén siendo controvertidos por el Titular y cuyo bloqueo haya sido previamente ordenado porla Superintendencia de Industria y Comercio- SIC.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan novedades en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• 20.  NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. ha implementado y mantiene en funcionamiento un

Manual de Políticas y Procedimientos de Seguridad que, entre otros objetivos, busca los siguientes:

1. Asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la  información  y  bases  de datos de la entidad, así como de los datos personales de los Titulares a los que da tratamiento.
2. Asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y de la operación de la entidad.
3. Brindar protección a la información y garantizar la dignidad de los Titulares de datos personales a los que da tratamiento.
4. Controlar el acceso a la información por parte de los usuarios autorizados e impedir que los no autorizados puedan llegar a conocer, bloquear, modificar, adulterar o suprimir la información y/o datos personales a los que da tratamiento la entidad, en su calidad de Responsable o Encargado según el caso.

• 21.  VIDEO VIGILANCIA

INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. utiliza medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones. Por ello se informa la existencia de estos mecanismos mediante la difusión de avisos de video vigilancia en puntos visibles para lostitulares. No obstante, ningún dispositivo de video vigilancia se sitúa en lugares que puedan afectar la intimidad de los titulares.

La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentrenen éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normas legales.

Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el

ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas y que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

• AVISO DE PRIVACIDAD

Para todos los efectos legales, INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. manifiesta haber cumplido con la publicación del Aviso de Privacidad de que trata el artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015. Los titulares de datos personales que deseen consultarlo, podrán hacerlo a travésde los canales de atención presentados en el capítulo 9 de esta política

• VIGENCIA DE BASES DE DATOS

Cuando INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. actúe como Responsable del tratamiento, conservará los datos personales que haya recolectado en sus bases de datos, mientras desarrolle las actividades que constituyen su objeto social.

Cuando INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S. actúe como Encargado del tratamiento, la vigencia de los datos personales bajo su tratamientoestará determinada por las indicaciones que al efecto le señale el correspondiente Responsable.

Lo expresado en los párrafos anteriores, se tendrá en cuenta sin perjuicio del ejercicio del derecho de supresión de datos que le asiste al titular o de orden legal, administrativa o judicial que ordene la eliminación de datos personales.

• ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

En el evento de cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Información, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos, a través de los medios habituales de contacto o a través de correo electrónico. Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o a los que no sea posible contactar, se dará a conocer a través de la publicación del Aviso de Privacidad en un diario de amplia circulación, diez (10) días antes de implementar la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará nueva autorización a los titulares.

Esta Política de Tratamiento de Información fue aprobada por máximo órgano de control de INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S., el día 8 de marzo del año 2023 y reemplaza cualquier otro documento que con anterioridad se hubiere elaborado. La presente Política inicia su vigencia pasados diez (10) días de la publicación del correspondiente aviso de privacidad. Para conocimiento de los titulares y terceros interesados puede ser consultada en la dirección de domicilio de INVERSIONES METROLLANTAS S.A.S.

Descargar Política de Tratamiento de Datos